Ruimte nemen en onderbreken!
Een oud-collega vroeg me om haar te helpen in de voorbereiding van een groot en belangrijk event waar zij dagvoorzitter zou zijn. Bijzonder leuk en ook spannend natuurlijk. Na het draaiboek doorgenomen te hebben en de teksten gecheckt kwamen we bij het onderwerp van de interactie met de sprekers. De belangrijkste vraag van haar was: ‘Als ze te lang doorpraten, hoe onderbreek ik ze dan netjes?’. Een interessante vraag die niet alleen relevant is voor dagvoorzitters, maar voor iedereen die wel eens een punt wil maken, het tempo wil verhogen of gewoon ruimte in wil nemen in een gesprek. Hoe doe je dat? Ik geef twee effectieve manieren:
- Op de adempauzes letten gaat je helpen. Hoe erg iemand ook doorratelt, er is altijd wel een moment dat deze persoon moet ademhalen. Hoe klein ook, dat is een moment dat je rustig kunt onderbreken. Let op, het helpt om vanuit je eigen rust en energie zo’n interventie te doen. Zo kun je zeggen: ‘Ik ga u even onderbreken, ik heb nog een vraag voor mevrouw X…’
- Neemt de spreker geen pauzes of weet je niet hoe je er tussen kunt komen? Je kunt de naam van de spreker noemen en zo gauw deze stilvalt het woord overnemen. ‘Mevrouw X…… Het punt waar het mij op dit moment om gaat is…’
Als je dan het woord hebt, is het belangrijk er op te letten dat je de aandacht verlegt. Als je de spreker nog lang blijft aankijken kan dit voor hem/haar als een uitnodiging voelen om door te praten. Als je de aandacht verlegt naar je eigen verhaal en dus ook met je ogen aandacht geeft aan de vraag van de volgende spreker zal je interventie effectiever zijn. De toon waarop je het doet hangt natuurlijk af van de persoon die aan het woord is en in hoeverre je daar je eigen stevigheid voor in moet zetten. Ben jij verantwoordelijk voor de tijd of het verloop van het gesprek, dan hoort daarbij dat je de ruimte neemt om te interveniëren. Maar ook als je gewoon met collega’s aan de vergadertafel zit en jouw punt wilt maken, is het belangrijk dat je ruimte hiervoor maakt.
Veel onderbreekplezier!
Heb jij een communicatieve vraag?
Heb jij een communicatieve vraag en wil je daar graag een antwoord op? Stuur dan een mailtje naar onze trainer Marlise: marlise.huijzer@h-l.nl.