Tijd voor timemanagement (met download)

De crux van timemanagement is dat het eigenlijk om zelf-management gaat: het anders indelen van je taken, de discipline om anders te werken, hulp vragen mbt het indelen van je taken, nee zeggen wanneer een aap op jouw schouder dreigt te gaan zitten. En: echt de tijd nemen om het anders aan te pakken.

Wellicht is het effectief indelen van je taken een grotere uitdaging dan vroeger. Niet alleen is het aantal taken en de complexiteit ervan toegenomen. Ook de hoeveelheid informatie die je gedurende een (werk)dag te verwerken hebt is veel groter. Het vraagt dus meer van je om effectief te schakelen, grenzen te stellen en te kiezen. Er zijn veel tools die je hierbij kunnen helpen. Een daarvan wordt hieronder toegelicht.

De Eisenhower-matrix

Met behulp van de Eisenhower-matrix kun je je taken verdelen in een van de vier kwadranten op basis van de vragen: hoe belangrijk is deze taak (voor mij!) en hoe urgent of dringend is deze taak? (President Eisenhower zei ooit dat ‘urgente zaken zelden belangrijk zijn en dat belangrijke zaken zelden urgent zijn’)

Alleen al het invullen van het schema kan tot relevante vragen of inzichten leiden:

• Hoeveel taken doe ik die eigenlijk niet bij mijn functie horen?
• Hoe ga ik om met alle urgente en belangrijke taken: ben ik constant aan het rennen en vliegen of neem ik ook een keer echt de tijd om stil te staan om te beoordelen hoe ik het anders kan indelen?
• Op basis waarvan bepaal ik of een taak belangrijk is? (‘Belangrijk’ zou moeten gaan over taken die helpen doelstellingen te bereiken).
• Welke taken zou ik eigenlijk los moeten laten en waarom doe ik dat niet?
• En als ik de taak loslaat, laat ik hem dan echt los of ben ik er in mijn hoofd nog mee bezig…?

De mate van urgentie en planbaarheid van je taken is deels afhankelijk van de aard van je functie of werkcontext. Sommige ad hoc-taken moeten nou eenmaal NU worden uitgevoerd, andere kunnen wachten. Of je goed kunt plannen speelt ook een rol. Als je niets doet, wordt een taak vanzelf urgent. Plannen is misschien nog niet het moeilijkste. Je aan je planning houden is de uitdaging.

Plannen

Plan een keer tijd voor timemanagement! Deze vragen kunnen je helpen:

• Door wie of wat laat ik mijn agenda bepalen of mijn planning omgooien?
• Welke invloed heb ik daar werkelijk op?
• Plan ik weleens ongeplande tijd en wat gebeurt er dan meestal in de praktijk?

In het kader van mijn én jouw timemanagement rond ik dit blog af. Take a break!

Meer weten over timemanagement?

Wil je meer weten over hoe je je tijd beter of anders kan gebruiken? Download hieronder het hoofdstuk Timemanagement uit ons boek Leidmotief of neem een kijkje bij onze training Timemanagement, maar dan anders.